Los sistemas son un
conjunto de componentes que interaccionan entre sí para lograr un
objetivo común. Por ejemplo, cualquier persona experimenta sensaciones
físicas gracias a un sistema nervioso formado por el cerebro, la medula,
los nervios, y las células sensoriales, todos estos elementos funcionan
en conjunto para hacer que el sujeto experimente sensaciones como frío,
calor, etc.
Todo sistema organizacional depende en mayor o en menor medida, de una unidad abstracta denominada sistema de información. Este
sistema es el medio por el cual los datos fluyen de una persona o
departamento hacia otros y puede ser cualquier objeto, desde la
comunicación interna entre los diferentes componentes de la organización
y líneas telefónicas hasta sistemas de computo que generan reportes
periódicos para varios usuarios. Los sistemas de información
proporcionan servicios a todos los demás sistemas de una organización y
enlazan todos los componentes en forma tal que estos trabajen con
eficiencia para alcanzar el mismo objetivo.
Sistemas de información.
Las
finalidades de los sistemas de información, como las de cualquier otro
sistema dentro de una organización, son procesar entradas, mantener
archivos de datos relacionados con la organización y producir
información, reportes, y otras salidas.
Los sistemas de
información están formados por subsistemas que incluyen hardware,
software, medios de almacenamiento de datos para archivos y bases de
datos. El conjunto particular de subsistemas utilizados (equipo
especifico, programas, archivos, y procedimientos) es lo que se denomina
una aplicación de sistemas de información. De esta forma, los sistemas
de información pueden tener aplicaciones en ventas, contabilidad o
compras.
Dado que los sistemas de información dan soporte a los
demás sistemas de la organización, los analistas tienen primero que
estudiar el sistema organizacional como un todo para entonces detallar
sus sistemas de información.
Visión de los sistemas de información.
En
cualquier organización existen varios sistemas de información. Desde le
punto de vista de la estructura, los sistemas de información en una
organización se forman a partir de un conjunto de sistemas para
mercadotecnia, fabricación, personal, compras, y otras funciones de la
empresa. Cada una de estas funciones comprende actividades a nivel de
transacciones, toma de decisiones junto con la ocurrencia de
requerimientos únicos para estas y aplicaciones para el soporte de
oficinas y departamentos.
Hace
algún tiempo se especulo en torno a los sistemas de información
totales; sistemas de información administrativa únicos que permitieran
satisfacer las necesidades de una organización en todos sus niveles y
funciones comerciales. Sin embargo, en la actualidad no prevalece este
punto de vista. Los administradores se han dado cuenta que es imposible y
peligroso intentar hacer un sistema de información monolítico. De esta
forma, encontrara que en realidad existe un grupo de sistemas de
información por áreas, cada uno con su propia visión y finalidad. En
conjunto, todos ellos formaran el sistema de información de una
organización.
Sistemas de administración.
Los
sistemas de administración ayudan a los directivos a tomar decisiones y
resolver problemas. Los directivos recurren a los datos almacenados
como consecuencia del procesamiento de las transacciones, pero también
emplean otra información.
Dado que los procesos de decisión
están claramente definidos, entonces se puede identificar la información
necesaria para formular las decisiones. Cada vez que se necesite la
información, esta se prepara y presenta en una forma y formato diseñados
con anterioridad.
El sistema de
información administrativa, o sistema de informes para la
administración, presentara reportes basados en las actividades de nivel
de transacción. Con frecuencia la información proporcionada se combina
con otra de naturaleza externa. La necesidad de tomar cada una de estas
decisiones se presenta con frecuencia y, por tanto, la información
necesaria para ello debe prepararse con regularidad.
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